Vacature Senior Managementondersteuner IA maart 2018

Netherlands Innovation Network ChinaUncategorized Leave a Comment

 

DE AMBASSADE VAN HET KONINKRIJK DER NEDERLANDEN IN DE VOLKSREPUBLIEK CHINA

nodigt geïnteresseerden uit te solliciteren naar de functie van

Senior Managementondersteuner bij het Innovatie Attaché Netwerk

 

A. BASISKENMERKEN VAN DE FUNCTIE

Functie: Senior Managementondersteuner;

Post: Ambassade van het Koninkrijk der Nederland in Peking;

Functieniveau: 7;

Periode arbeidsovereenkomst: 1 jaar met de mogelijkheid van verlenging;

Arbeidsduur: 38 uur per week.

ALGEMENE KENMERKEN VAN DE FUNCTIE

De Senior Managementondersteuner is werkzaam voor het Economisch Cluster op de

Ambassade te Peking en is verantwoordelijk voor de inhoudelijke ondersteuning van het

Innovatie Attaché (IA) team (o.a. beleidsondersteuning, administratie en bijhouden van

databases) en voor de coördinatie van de China-projecten die ondersteund worden vanuit het

PIB (Partners in Business) Programma.

Hij of zij verricht zelfstandig coördinerende, organisatorische en administratieve

werkzaamheden ter ondersteuning van het management en/of medewerkers van een

organisatie-eenheid of project, zoals het organiseren en voorbereiden van bezoeken, missies en

evenementen en het in behandeling nemen van vragen van bedrijven.

____________________________________________________________________

B.1 TAKEN EN RESULTAATGEBIEDEN

• Fungeert als eerste aanspreekpunt voor netwerk en relaties op het gebied van operationele

zaken, zowel intern als extern;

• Fungeert als algemeen aanspreekpunt voor zowel de IA thuisbasis in Nederland als

bedrijven, kennisinstellingen en overheidsorganisaties;

• Ondersteunt het IA-team bij organisatie van onder andere evenementen, inkomende en

uitgaande missies, de monitor en administratie met het aanleggen en bijhouden

werkdossiers;

• Beantwoordt verscheidene en uiteenlopende vragen en verzoeken die betrekking hebben op

het werk van de attachees;

• Verzamelt en controleert gegevens op juistheid, bruikbaarheid, tijdigheid, rechtmatigheid en

volledigheid, verwerkt deze en legt ze vast in (onder andere) databases;

• Stelt managementinformatie samen en voorziet deze van analyse en conclusies;

• Signaleert en rapporteert over beleidsterrein-gerelateerde ontwikkelingen;

• Voert deskresearch uit, bijvoorbeeld over de activiteiten van Nederlandse en Chinese

organisaties ten behoeve van de afdeling en netwerkrelaties;

• Ondersteunt inhoudelijk de verantwoordelijke attachés bij nieuwe en lopende PIB-projecten;

• Fungeren als aanspreekpunt voor zowel PIB-consortia, RVO als inhoudelijk

verantwoordelijke attachés in het China postennetwerk.

___________________________________________________________________________

B.2 CONTACTEN

• De contacten kenmerken zich door het (als schakel) maken van afspraken over

evenementen, missies, delegaties, workshops beheer, processen en afstemmen van

werkwijzen bij te leveren diensten;

• Intern en extern over de uitvoering en voortgang van de werkzaamheden, om toelichting te

geven, te ondersteunen, af te stemmen over werkwijzen en informatie uit te wisselen;

• De senior managementondersteuner is daarin in hoge mate zelfstandig.

__________________________________________________________________________

B.3 KENNIS & VAARDIGHEDEN/ FUNCTIEVEREISTEN

Denk- en werkniveau

– HBO werk- en denkniveau met 2-5 jaar relevante werkervaring.

Talenkennis

– Heldere en taalkundig correcte mondelinge én schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid, zowel in

het Nederlands als in het Engels;

– Zeer goede spreekvaardigheid in het Chinees (Mandarijn) is een vereiste.

Inhoudelijke kennis

– Beheersing van MS Office is een vereiste;

– Kennis van managementondersteunende werkwijzen, processen en methodieken;

– Affiniteit met exacte wetenschappen en techniek strekt tot aanbeveling.

Vaardigheden

– Stressbestendig;

– Communicatief vaardig, zowel mondeling als schriftelijk;

– In staat om te fungeren als schakel naar politiek-bestuurlijk en ambtelijk topniveau met

externe en buitenlandse relaties;

– Talent voor het inzichtelijk maken van gegevens en processen strekt tot aanbeveling;

– Gevoel voor interculturele communicatie.

Competenties

– Initiatief;

– Plannen en organiseren;

– Analytisch denken;

– Organisatiesensitiviteit;

– Flexibiliteit;

– Accuraat werken;

– Coördineren;

– Samenwerken;

– Integriteit (standaard competentie voor alle functies bij de ambassade).

___________________________________________________________________________

C. WERKOMGEVING

De ambassade Peking is een grote post van circa 95 medewerkers, onderverdeeld in afdelingen

voor politiek, economie, pers & cultuur, consulaire & operationele zaken, met uitgezonden en

lokaal in dienst genomen medewerkers. Naast het ministerie van Buitenlandse Zaken hebben

zo’n 11 andere Nederlandse overheidsorganisaties uitgezonden medewerkers geplaatst bij de

ambassade in Peking.

Het Koninkrijk der Nederlanden heeft in China, naast de ambassade in Peking, consulatengeneraal

in Chongqing, Guangzhou, Shanghai en Hongkong en Netherlands Business Support

Offices in Chengdu, Dalian, Jinan, Nanjing, Qingdao en Wuhan.

Tot het ressort van de ambassade behoren China en Mongolië. In Ulaanbaatar wordt Nederland

vertegenwoordigd door een Honoraire Consul. Op de ambassade in Peking en in het Chinanetwerk

kom je terecht in een goed georganiseerde werkomgeving waar teamgeest en

collegiaal samenwerken centraal staan.

Wat in China gebeurt kan altijd rekenen op grote belangstelling uit Nederland en de ambassade

speelt een spilfunctie in de hele samenwerkingsrelatie. Ieder jaar vindt een groot aantal

bezoeken van Nederlandse bewindslieden, handelsmissies en andere delegaties plaats.

De Senior Managementondersteuner functioneert binnen het economisch cluster dat uit

verschillende disciplines bestaat (Handelsbevordering, Landbouw, Innovatie, Investeringen,

Infrastructuur en Waterstaat). Het totale economisch team omvat 23 personen waarvan een

deel uitgezonden staf is en een deel lokale Nederlandse en Chinese medewerkers.

Het economisch cluster werkt nauw samen met andere afdelingen binnen de ambassade, met

het postennet China, met relevante ministeries, kennisinstellingen en organisaties in Nederland

en met het bedrijfsleven in Nederland en in China. Het economisch cluster ziet het als een

kerntaak om goede relaties te onderhouden met de diverse geledingen van de Chinese

overheid.

Het IA-team bestaat uit zeven personen: de Innovatie Raad in Peking, de Senior

Managementondersteuner en vijf Innovatie Adviseurs in Peking, Shanghai en Guangzhou. Het

team in Peking opereert als zelfstandige eenheid binnen het economische cluster van de

ambassade. De kerntaak van het IA-team is het behartigen van de belangen van de

Nederlandse kennisinfrastructuur in China. De Senior Managementondersteuner maakt integraal

deel uit van de ambassade in Peking.

___________________________________________________________________________

D. TYPERING GEZOCHTE MEDEWERKER

De Senior Managementondersteuner is klantgericht, accuraat, en goed in staat werkzaamheden

zelfstandig te plannen, te starten en af te ronden. Is organisatie- en intercultureel sensitief en

effectief in de communicatie met collega’s en derden. Hij/zij werkt graag in teamverband met

zowel eigen als gedeelde verantwoordelijkheid. Heeft gevoel voor humor, is positief ingesteld en

draagt actief bij aan een ‘can do’ werksfeer binnen het IA-netwerk. In staat eigen werk en rol

vanuit een hoger abstractieniveau te bezien.

E. ARBEIDSVOORWAARDEN

• De succesvolle kandidaat wordt een arbeidsovereenkomst aangeboden voor in eerste

instantie 12 maanden, met de mogelijkheid tot verlenging;

• Het gaat om een lokaal in dienst genomen medewerker op wie de Rechtspositieregeling

lokaal in dienstgenomen werknemers 2005 van het Ministerie van Buitenlandse Zaken van

toepassing is;

• De functie is ingedeeld in schaal 7. Deze telt 16 loonnummers, van RMB 17.927,00 bruto

per maand voor loonnummer 0 tot RMB 26.891,00 bruto per maand voor loonnummer 15,

bij een volledige werkweek van 38 uur. Inschaling in een loonnummer geschiedt op basis

van het aantal jaren aantoonbare relevante werkervaring;

• Op het brutoloon wordt belasting ingehouden als ware de medewerker belastingplichtig in

China;

• Het is niet mogelijk om in Nederland aan te sluiten bij het sociaal verzekeringsstelsel, lokale

medewerkers bouwen niet op de reguliere Nederlandse wijze pensioen op. Het maandsalaris

wordt aangevuld met in totaal circa RMB 9.900,00 netto per maand voor het treffen van

voorzieningen voor pensioen, huisvesting, ziektekosten en sociale verzekeringen;

• De ambassade betaalt een 13e maand.

F. INFORMATIE

• Voor functie-informatie kan contact worden opgenomen met Taake Manning, Innovatie Raad,

via [email protected], +86 10 8532 0218.

• Aanvullende informatie over de arbeidsvoorwaarden kan worden verkregen bij Eugène Brat,

HR Officer, via [email protected], +86 10 8532 0240.

G. SOLLICITATIE

Sollicitanten worden uitgenodigd vóór 19 maart 2018 een motivatiebrief én CV in het

Nederlands te sturen aan [email protected]. Onvolledige sollicitaties zullen niet in

beschouwing worden genomen.

H. SELECTIEPROCEDURE

De selectieprocedure bestaat in beginsel uit interviews, met mogelijk een schriftelijke test.

Aanstelling vindt plaats onder voorbehoud van het verkrijgen van een visum en een

verklaring omtrent het gedrag met de uitkomst ‘geen bezwaar’. Bij gelijke geschiktheid

hebben interne kandidaten voorrang.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *